La importancia de conservar ¿hablamos un poco de los Archivos?

¿Hubiera sido lo mismo en la actualidad si no se hubiera dado la importancia que se le dio en su día a la conservación, ordenación y clasificación de unos escritos que han servido para que hoy y a lo largo de la Historia sirvan como referente, conocimiento y saber de lo que hoy en día somos?

Etapas de la clasificación

A lo largo de la historia se han dado muchas interpretaciones acerca del significado de la organización y de como habia que conservar los archivos, pero esta vez me voy a quedar con dos definiciones, la de Matilla Tascón cuando trata de describir la clasificación dice que «es una tarea cuyas etapas principales son:

Seleccionar y separar los materiales

Reorganizar por dependencias

Ordenar según diferentes métodos

Y la de Antonia Heredia, señala que la actividad de clasificar es técnicamente anterior a ordenar. Usa dos verbos para definir ambas actividad: Clasificar, es la acción de separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos diferentes entre sí de modo que queden integrados como partes de un todo orgánico y jerárquico. Mientras que Ordenar es unir todos los elementos de cada clase o grupo del conjunto relacionándolos entre sí de acuerdo con una unidad.

Sistemas de clasificación

En cuanto a cuestiones generales hay dos métodos o sistemas de clasificación:

Sistema a priori, esta hecho de antemano. Los documentos se organizan de acuerdo a criterios personales y subjetivos. Suelen ser las materias por antigüedad de los documentos. Este método es totalmente artificial y antiiarchivístico. Se usaba en archivos personales.

A posteriori, es aquel que refleja una estrutura orgánica que viene dada por la propia institución y su funcionamiento. Este sistema es el que considera a los archivos como unidades orgánicas y permite situar a cada unidad documental en su serie, en su sección y en su fondo respetando los principios de la archivística.

La ordenación es la segunda actividad técnica de las organizaciones de un archivo. Siempre se aplica a series documentales, pero no a las secciones. Ordenar es unir o reunir las unidades documentales de un conjunto o agrupación de acuerdo con una unidad y según sea la unidad elegiremos distintos tipos o clases de ordenación.

Ordenación cronológica, es la que toma como base del orden la fecha del documento que es el elemento más estable del documento indicado por este orden: año, mes y día. Tanto el año como el día deben figurar en números arábigos y los meses en letras. Cada uno de los campos van separados por una coma (,).

A veces en los documentos no aparece la fecha en cuyo caso se puede recurrir a lo que se denomina «data archivistica» que es la fecha que se puede deducir como más próxima al documento por los datos indirectos que aparezcan en el propio documento como puede ser referencia al nombre, firma, acontecimiento, etc. en ese caso la fecha se refleja siempre entre corchetes.

En los casos de documentos antiguos donde aparecen cifras romanas se transcribe a números arábigos a la hora de ordenar.
Si en una unidad hubiera lagunas cronológicas se debe hacer constar con fechas límite los grupos de documento. Ej. 1598 septiembre, 1 – 1625, febrero, 25.
Cuando en un documento aparecen varias fechas hay que tomar como fecha la que va inmediatamente antes de la firma del autor.

Tipos de ordenación

Ordenación alfabética, se ordena a través del abecedario de las iniciales de las palabras escogidas como representativas.
Pueden ser:

• De la materia objeto del contenido del documento
• De la persona o institución a la que se refiere.
• De los lugares a los que se refiere el documento.

Ordenación numérica, son aquellas que se rigen por un número de orden que denominamos currens. En algunos archivos podemos encontrarnos dobles numeraciones.

Ordenación alfa-numérico, combinación de letras y números o la combinación de varios métodos. Ej. Expedientes.