Mantenimiento físico de la colección bibliográfica

La formación de las colecciones en las bibliotecas se realiza con la finalidad de ponerlas a disposición de los usuarios y no con vistas a conservar los documentos en perfecto estado a perpetuidad; pero para que los documentos puedan ser usados, deben estar en condiciones óptimas.

Agentes de degradación

Los factores que pueden ocasionar el deterioro de los documentos son muy variados, los más frecuentes son:

Materiales que componen el documento, aunque parece paradójico, los propios elementos que dan forma al documento pueden ser su peor enemigo; por ejemplo, en los libros, la acidez del papel y las tintas inadecuadas pueden llegar a destruirlo por completo.

Temperatura, los cambios bruscos en la temperatura afectan notablemente a los fondos ya que alteran las cualidades de sus componentes; todos los documentos sufren sus efectos, pero algunos materiales, como los audiovisuales y los archivos de ordenador, son especialmente sensibles.

Humedad, un ambiente excesivamente húmedo o seco es nocivo para cualquier documento, especialmente si hay cambios bruscos.

Ventilación, o su falta, es realmente dañina, ya que en un ambiente estancado pueden proliferar mohos y hongos.

Iluminación, un exceso de luz, o una iluminación inadecuada, pueden amarillear algunos documentos, además de ser una fuente de calor que puede afectar a los fondos que estén cerca de las lámparas.

Agentes biológicos, moho, hongos, insectos, roedores, etc. pueden convertirse en plagas que arrasen depósitos enteros.

Hombre, el uso de los documentos conlleva un desgaste natural que debe aceptarse; pero, por degracia, existe también un mal uso, que puede ser devastador para la biblioteca:  hojas subrayadas en distintos colores o arrancadas, encuadernaciones rotas, fotografías recortadas, manchas de comida o bebida, vídeos estropeados, CD’s rayados, etc. la lista puede ser interminable.

Medidas preventivas

El primer paso para la conservación es la preservación; la biblioteca debe tomar medidas que le permitan controlar, dentro de lo posible, los elementos anteriormente citados.

Los depósitos y las salas donde estén ubicadas las colecciones deben ser acondicionados para mantener un control climático adecuado, evitando los cambios bruscos; para los libros, se considera adecuada una temperatura entre 15 y 21ºy una humedad relativa del 45 al 65%, otros materiales requieren otras condiciones, como las fotografías, que deben tener una temperatura entre 15 y 20º para el blanco y negro, y de 10 a 18º para el color, y una humedad relativa del 30 al 55% y de 25 al 35%, respectivamente.

Debe instalarse un sistema que permita la ventilación de los depósitos, dotado de los filtros adecuados que impidan la entrada de polvo, así como un sistema de iluminación adecuado.

Los depósitos deben ser fumigados periódicamente, preferentemente en la época de reproducción de las distintas especies; para esta tarea se debe acudir a especialistas en el manejo de los distintos productos químicos.

Con respecto a la acción del hombre, la mejor prevención es elaborar y difundir un reglamento de uso de los fondos y realizar una tarea continua de concienciación y educación de los usuarios que les haga ver la necesidad de un correcto uso de los documentos; por supuesto, la vigilancia en las salas de lectura es también imprescindible.

Encuadernación y restauración

Cuando las medidas preventivas no son suficientes y un documento sufre un grave deterioro, se debe pasar a las acciones correctoras.

En primer lugar, hay que decidir si el documento debe ser restaurado o si, por el contrario, debe ser sustituido por uno nuevo.

Para ello, hay que valorar el coste del proceso en relación con el coste del documento; si estamos tratando ediciones de las que podemos adquirir fácilmente otro ejemplar, que no tienen un precio elevado ni unas características especiales, es aconsejable no encuadernar o restaurar; si, por el contrario, es una edición agotada, de un alto precio o de una calidad contrastada, se debe acometer el proceso.

La principal actividad que suele desarrollarse para devolver a los libros un estado óptimo para el uso es la encuadernación.

Esta puede llevarse a cabo en la propia biblioteca, si cuenta con talleres y profesionales para esta labor, o puede encargarse a talleres privados.

A la hora de encuadernar un libro, se debe elegir qué tipo de encuadernación es el más adecuado para cada obra; en algunos casos, como manuales o novelas modernos, una encuadernación en guaflex puede ser suficiente; pero para otras, como puedan ser las del fondo antiguo o histórico, se deberá elegir una encuadernación de más calidad; si el libro posee una encuadernación artística, deberá respetarse en la medida de lo posible, restaurándola en vez de sustituirla por otra.

Respecto a la restauración de libros, es imprescindible mencionar que es un proceso costoso y delicado, que  debe realizarse por profesionales cualificados.

Para ello, suelen ser sólo los libros especialmente valiosos los que son restaurados. El proceso de restauración abarca una amplia lista de actividades: limpieza o lavado, injertos de papel o pergamino, tratamiento contra la acidez del papel, refuerzo de hojas, pegado, etc.

Al igual que las encuadernaciones, puede realizarse en la propia biblioteca, si ésta cuenta con las instalaciones adecuadas; de lo contrario, es aconsejable recurrir a profesionales o instituciones especializadas.

Reproducción de fondos especiales

Las nuevas tecnologías están propiciando que muchas bibliotecas que cuentan con colecciones especialmente valiosas acometan planes de reproducción de estos fondos.

Con ello, se persiguen dos objetivos: por un lado, se busca la conservación de las obras, que ya no deben ser utilizadas directamente, más que en casos excepcionales; por otra parte, se facilita el acceso al documento, ya que las copias de las obras pueden ser utilizadas sin las restricciones que pesan sobre los valiosos originales.

Los procesos que actualmente más se utilizan son la microfilmación y la digitalización.

La reproducción en microfilm es un sistema ampliamente difundido, ya que resulta barato, y se ha empleado, tradicionalmente, para el préstamo interbibliotecario de obras valiosas, por lo que está ampliamente arraigado en las bibliotecas; en su contra está el hecho de no necesitar aparatos reproductores especiales.

La digitalización, por su parte, está tomando cada vez más auge, ya que proporciona reproducciones de alta calidad; su mayor desventaja es la durabilidad de los soportes, ya que se estima que su vida es de unos 10 años.