El Expediente Administrativo de los siglos XVII, XVIII y XIX y su catalogación

El Expediente administrativo de los siglos XVII, XVIII y XIX y su catalogación. El expediente administrativo es un conjunto de documentos producidos sobre un asunto determinado. Este asunto puede ser de temas variados: sobre la relación de una persona con una institución, un asunto de tipo administrativo de una institución, etc. Su aparición está ligada al inicio y consolidación del Estado Moderno. Este supone la complicación de los órganos de gestión y del proceso de tramitación de los asuntos.

Esta creciente complejidad crea dos necesidades en cuanto a la documentación: La reunión de los documentos generados para poder controlar el proceso del trámite. La normalización de las tipologías de los documentos para facilitar su aplicación legal.

Estas dos características dan al expediente dos valores fundamentales: uno, administrativo para atender consultas, reclamaciones, etc. y un valor como fuente histórica ya que permite seguir con detalle el trámite para reconstruir el pasado.

Se trata de una estructura teórica ya que a menudo nos encontramos con expedientes desordenados e incluso fragmentados por pérdidas, ordenaciones archivísticas erróneas, etc. Para el trabajo de catalogación es imprescindible conocer las diversas partes propias de todo expediente correctamente ordenado y conservado. Todo expediente se puede iniciar de dos formas: de oficio (lo indica la administración) o de parte (lo inicia un particular).

Las partes fundamentales son: Guarda o carpetilla, durante los siglos XVIII y XIX los documentos se conservan en un cuaderno de papel cosidos o no en el que suele aparecer la fecha y anotaciones sobre el asunto. Extracto o resumen, es lo que aparece en la guarda o carpetilla y lo que ha sido elaborado por el oficial correspondiente. Documentación original, suelen ser los documentos recibidos por la oficina que tramita el asunto y que normalmente se han ido incluyendo en el expediente sin ninguna modificación a no ser anotaciones marginales.

Algunos rasgos para su reconocimiento son: papel timbrado para instancias, firmas autógrafas, etc. Documentación no original, se trata de los documentos emanados de la oficina que tramita el asunto. Los tres tipos existentes reflejan las diversas etapas de la génesis documental y que dan como resultado el original. Y entre ellos destacan:

Borrador, es la primera redacción del documento que sufre un largo proceso de correcciones en diversos ejemplares hasta que uno de ellos es aprobado y se transforma en la minuta.

Minuta, es la redacción definitiva del documento, a partir de la cual se confecciona el original y que suele ser el mismo borrador corregido.

Copias, son los documentos reproducidos que interesa expedir sin que la oficina pierda el original. Según su efecto legal se  distinguen varios tipos: copias simples (son las que no van autentificadas, su carácter es meramente informativo) ; traslados (copias autentificadas por la misma oficina expendedora) ; certificados (tienen valor legal pero no reproducen el texto original. Se reconocen por emplear tamaño folio, encabezamiento por la persona que lo suscribe, la palabra «certifica» en tercera persona y por no llevar ninguna dirección final) ; acta notarial

Notas marginales y cédulas, constituyen documentos independientes ya que van provistos de fechas y firma. Hay que tenerlos muy en cuenta en la catalogación ya que muchos actos administrativos se anotan así y pasaban a otra oficina. En el caso de las diligencias de aprobación tienen valor decisorio, en el resto de los casos reciben el nombre de «informes» si ofrecen una información a la superioridad y de «conforme» si es la aprobación de una autoridad.

Para el trabajo de catalogación de expediente es necesario un conocimiento de la tipología de los documentos más usuales. Básicamente pueden ser de tres clases: instancias, oficios y disposiciones.

Instancia, es un documento que emana de un particular y se dirige a una autoridad administrativa. Los rasgos que permiten reconocerla son: va sobre papel timbrado, normalmente de tamaño folio con expresión de su precio y año, escrita con un amplio margen a la izquierda para posibles anotaciones, la dirección en la parte inferior del papel y la característica estructura de presentación o encabezamiento, exposición, súplica y despedida.

Es difícil establecer los diversos tipos de instancias, pero, en general se distinguen cinco: petición, súplica, memorial, demanda o recurso y apelación.

Oficio, es una carta entre dos autoridades, instituciones o corporaciones escrita con carácter oficial. Va provisto de membrete en el margen superior izquierdo, deja lamitad del papel de margen, la dirección se consigna al final y presenta firma autógrafa. Los tipos son los siguientes: oficio, oficio de remisión, oficio de presentación, oficio razonado que incluye un razonamiento persuasivo y a veces la copia literal del documento.

Disposiciones, son documentos que incluyen un mandato o decisión de la autoridad. Según el escalafón de ésta presenta diferentes formas: Real Decreto, Real Orden, Orden Ministerial, Resolución, Dictamen e Informe.

Por último, las diligencias de aprobación, informes y conformes que se presentan como notas marginales.

NORMAS DE CATALOGACIÓN

Lo prinicipal es identificar el asunto administrativo del que se trata. Para el caso de documentos y expedientes no existen unas normas fijadas como sí ocurre en cuanto al material librario y por eso es más importante comprender totalmente el proceso administrativo que refleja el expediente. El primer paso es la correcta ordenación de los documentos que no siempre es cronológica sino lógica según los trámites. Así, muchas veces se colocarán antes documentos con una fecha posterior a otros.

Una vez comprendido el asunto, se procede a la descripción. Es recomendable que las regestas reflejen el contenido de cada documento y del expediente completo. Se debe huir de lo superficial, lo anecdótico y lo marginal. Lo más importante de una ficha correcta es que resuma bien el «cursus» de la acción administrativa seguida, cuyo resultado debe reflejarse claramente.

Para la redacción de la ficha se debe tener en cuenta lo siguiente: perseguir una economía del lenguaje mediante el análisis de la tipología documental, no emplear verbos, claridad y propiedad de los vocablos escogidos. En resumen podemos decir que el objetivo perseguido en la catalogación es clarificar y esquematizar la acción administrativa.

DATACION, este dato sitúa al expediente en el tiempo histórico y geográfico (fecha y lugar). Se expresan el año, mes, día y lugar del inicio del expediente y el año, mes, día y lugar del cierre de mismo. Si se desconocen algunos de estos datos se puede indicar con (s.a.), (s.m.), (s.d.), (s.f.), aunque debe tratar de deducirse por su contenido, por lo menos el siglo a través del estudio de la letra o el papel. Si se tratan de datos deducidos se indican entre corchetes.

SIGNATURA, normalmente, número de caja o legajo y número de expediente.

ENCABEZAMIENTO, si se trata de expedientes personales se encabeza por un nombre propio. En otros casos pueden encabezarse por el asunto extractado en dos o tres palabras. Siempre se elegirá lo que resulte de más interés. Siempre es posible confeccionar fichas secundarias o si solo existe un fichero general en el archivo, hacer fichas de referencia que remitan a otras. Pero es más útil mantener ficheros diferentes: onomástico, geográfico, materias, cronológico, etc.

ASUNTO, se indica de manera concisa pero abarcando todo el contenido. Son útiles hacerse las siguientes preguntas: «quién, a quién, qué».

RESOLUCIÓN, preferiblemente en indicación aparte y no dentro del asunto, se señalará de manera clara si se ha resuelto favorablemente o no, si no consta resolución, en qué condiciones, etc.

DATOS EXTERNOS, es conveniente añadir indicaciones de todo tipo que no atañen al contenido: original o copia, material, número de hojas, tamaño, letra, lengua, sellos, miniaturas, dibujos, encuadernación

CONTENIDO, se trata de una relación de los documentos ordenada de forma lógica, como se ha indicado, y numerados. Cada uno de ellos recibirá también la indicación de su data crónica y tópica, calificación documental, extracto e ingenuidad. En esta relación es donde debe quedar claro el curso administrativo por lo que destacarán las oficinas emisoras y receptoras, autoridades, etc.

ÍNDICES Y NOTAS, se incluirán tantas notas aclaratorias como se considere conveniente: datos dudosos, ampliación de información, etc. pero siempre expresadas de una manera muy breve. Respecto a los índices, se indicarán los términos escogidos para índices suplementarios onomásticos, geográficos, materias, etc.