El honor de ser el fundador, con carácter definitivo, del Archivo de la Corona de Castilla corresponde a Carlos V por cédula fechada en Bruselas el 16 de septiembre de 1540. Casi desde el momento de su llegada a España, se preocupa por recoger “escripturas tocantes a nuestro estado y preeminencia real”. En abril de 1518 se ordena hacer inventario de los documentos del contador Juan López de Lazárraga, depositados en la casa del licenciado Aguirre y en diciembre de ese mismo año se da una instrucción a Antonio Cornejo, alcalde de casa y corte, para que tome posesión de la fortaleza de Arévalo, recoja las escrituras de Juan Velázquez, contador mayor y alcalde de la misma, allí colocadas, y confeccione dos inventarios, uno para dejarlo junto con los papeles y otro para enviarlo al rey.
La guerra de las Comunidades vino a truncar estas medidas. El paréntesis que este acontecimiento supone, tuvo su cara negativa en la dispersión aun mayor de los papeles, en el deterioro de otros muchos y en la pérdida de no pocos. Tuvo su cara positiva por lo que a la documentación se refiere. Maduró la conciencia de la necesidad de un archivo central, para no exponer en lo sucesivo documentos que afectasen a derechos reales. Este sentimiento perduraba aun en tiempo de Diego de Ayala quien, como veremos, cree conveniente el depósito de escrituras privadas en Simancas “pues se sabe que en caso de revolución todos acudirán a defender el dicho archivo”. De inmediato, en 1520-1521, se toman medidas para retornar las escrituras que habían quedado en manos de la Junta o de particulares. Se manda que las de Burgos se depositen en el monasterio de San Francisco, se recupera o se rescata, el testamento de los Reyes Católicos de manos de un clérigo y se inventarían las llevadas a Tordesillas por la Junta. La actuación mas decisiva para el recobro de las escrituras, demostrativa del empeño de Carlos V por proteger sus propios derechos, es la bula de Clemente VII, de 1 de agosto de 1531, en la que bajo pena de excomunión se manda que en las iglesias y lugares de culto se publiquen las listas de personas que escondieron “instrumenta, contractus, iura, litteras…et documenta diversoris tenoris necnon testamenta….seu ultimas voluntates clare memorie Fernandi et Helisabeth…tam in civitate Burguensi quam in diversis locis existentes et existentia. El recurso a la autoridad eclesiástica para obligar a entregar las escrituras significa la existencia de muchas de ellas en dominios clericales y la gravedad de las penas a aplicar a quienes las retuvieron.
Los historiadores son acordes en afirmar que el triunfo de Carlos V sobre las Comunidades supuso la definitiva supremacía del poder real y la instauración de la monarquía absoluto-señorial. Esta nueva guerra civil, la tercera lleva a su culminación el dominio del rey y con él una amplia reforma del aparato del estado.
El inicio de la reforma administrativa, inaugurada con los Trastámara y potenciada por los Reyes Católicos, alcanza su desarrollo último en la administración polisinodial de Carlos V en 1525m poco después de la guerra de las Comunidades.
El concepto y realidad de estado moderno, instaurado en la Corona de Castilla en el primer tercio del siglo XVI; exigirá una organización administrativa con su compañera inseparable, la burocracia, y con un correlato necesario, el archivo. “No se concibe una administración moderna sin archivo. Por eso, en cuanto esa administración empieza a dibujarse como parte esencial de una nueva forma de estado, la función de archivar se considera como necesaria”. Esta es la razón fundamental de la creación del Archivo de Simancas, al que llegó la Corona de Castilla, superado el trauma de las Comunidades. En todas épocas ha habido administración y por consiguiente, archivo. Lo peculiar del archivo de Simancas es su creación en el periodo en que se manifiesta con caracteres ya nítidos el concepto de estado y en consecuencia, la maquinaria administrativa para su desenvolvimiento. Lo trascendental del Archivo de Simancas no es su fundación ni su existencia, sino la conciencia de su necesidad.
El carácter administrativo-patrimonial del archivo es patente. Contaba Carlos V en el ejemplo de la reforma efectuada en el imperio austriaco por su abuelo Maximiliano, en la que algún autor ha visto una posible inspiración más o menos inmediata de la implantación del régimen polisinodial. El mismo Maximiliano intentó sin éxito reunir en un único archivo los fondos diseminados en el imperio. Se uniría a esta herencia la experiencia administrativa de veinte años de gobierno y el volumen documental generado en ese periodo, que propiciaban un lugar donde conservarlo. No menos evidente es el sentido patrimonial.
Detrás de las grandes iniciativas y realizaciones de los monarcas suele haber una mente y un brazo ejecutor. En la creación y primeros pasos del archivo simanquino planeó como sombra de su proyecto y cumplimiento Francisco de los Cobos. Su larga experiencia administrativa en diversos organismos centrales del gobierno, su singular posición como secretario, sus estancias en diferentes cortes extranjeras y sus múltiples contactos con toda clase de oficiales le hicieron reconocer la necesidad de un depósito documental y ser su principal valedor ante Carlos V. Aparte la seguridad y cercanía a la corte, normalmente en Valladolid, de la fortaleza de Simancas, su nombramiento de alcaide en 1538 influiría definitivamente para emplazar allí el archivo.
El nombramiento de una persona, Antonio Catalán, el 5 de mayo de 1545, cumplió el último requisito para la definitiva puesta en marcha del archivo central de la Corona de Castilla.
Instrucción para el gobierno del Archivo de Simanca (año 1588) estudio por José Luis Rodríguez de Diego.
