Automatización de las Bibliotecas

La informática originó un cambio mayor en las bibliotecas. Ningún medio de comunicación supera al ordenador en su capacidad de almacenamiento de datos, en la rapidez para procesarlos y gracias a la unión de informática y las telecomunicaciones, nadie le iguala en su capacidad de difusión de la información.

La informática se presenta como el recurso más eficiente para desarrollar el viejo proyecto humano de crear un sistema universal de comunicación, que enlace cada punto del planeta con todos los demás.

Debido a estas características: capacidad de almacenamiento, rapidez en el proceso y potencialidad en la difusión de la información, el ordenador se introdujo rápidamente a principio de los sesenta, en las Bibliotecas y Centros de documentación tradicionales.

La introducción del ordenador ha revolucionado a las Bibliotecas, automatizando, en primer lugar, los procesos técnicos de su gestión y transformándolas, posteriormente en «Bibliotecas virtuales y digitales».

Etapas de la automatización de bibliotecas

Se puede sintetizar la automatización del proceso técnico de la gestión bibliotecaria en cuatro periodos:

A) El primer periodo de la Historia de la automatización informática de las Bibliotecas comienza en la década de los sesenta, en Norteamérica, con la introducción del ordenador en la Biblioteca.

El formato MARC I nace en el año 1966 como formato de descripción bibliográfica para la propia Biblioteca, pero una vez corregido da lugar al MARC II (1967), que ofrece la posibilidad de ser un formato apto para intercambiar datos bibliográficos entre bibliotecas, independiente del ordenador o del programa informático que utilizara, lo que motivó su aceptación universal.

B) El segundo periodo se inicia en los años setenta con la llegada de los circuitos integrados, que suponen la aparición de ordenadores más pequeños, los miniordenadores, con mayor capacidad de almacenamiento.  Con este paso nace el microordenador y el ordenador personal, diseñado por IBM.

Se diseñan también nuevos sistemas operativos como el MS-DOS y el UNIX,  que facilitan la aparición de paquetes comerciales o «de llave de mano», para la gestión informatizada de las bibliotecas. Estos programas son más baratos que los anteriores, porque su coste se reparte entre los diversos clientes potenciales.

Entre los programas integrados estándar para la gestión bibliotecaria se pueden citar los siguientes: NOTIS Y VTLS en los EE.UU.. En el ámbito europeo el más conocido fue el DOBIS-LIBIS y en España SABINI (Sistema Automatizado de Bibliotecas del INI) y el ABSYS de la Empresa española Baratz. Todos estos programas utilizan el formato MARC y las normas de descripción bibliográfica conocidas como ISBD que se redactan también en 1977 y siguientes.

C) El tercer periodo se caracteriza por la introducción en las bibliotecas de la edición electrónica de los nuevos soportes electrónicos (CD-ROM, etc.) y el desarrollo de las normas y protocolos que fomentarán el uso de las redes telemáticas.

En esta etapa se asiste al nacimiento de los OPAC, es decir, el acceso público en línea al Catálogo de las Bibliotecas en red, que aunque al principio su consulta no es fácil por los diferentes sistemas de interrogación que cada uno presenta, alcanzan posteriormente un gran desarrollo.

D) El cuarto periodo abarca desde mediados de los años noventa hasta hoy. Se caracteriza principalmente por el desarrollo de las redes de telecomunicaciones y la implantación de Internet.

Procesos técnicos

La automatización informatizada de la biblioteca se orientó a la gestión bibliotecaria para liberar al personal profesional de sus tareas mecánicas, repetitivas y rutinarias (catalogación manual, duplicidad de fichas, control de préstamos, etc.), facilitándole la ejecución de otras tareas como la contabilidad y gestión del presupuesto y finalmente obteniendo productos impresos como fichas, listados, cartas, etc. Siete son los módulos clásicos de aplicación informática:

Módulo de Adquisiciones, Módulo de Catalogación, Módulo de Control de autoridades, Módulo de Circulación o Préstamo, Módulo de Consulta o Recuperación de la Información, Módulo de Estadísticas, Módulo de Publicaciones periódicas.

A) MÓDULO DE ADQUISICIONES. Es el encargado de la gestión de los pedidos de los diferentes materiales y de la gestión económica y presupuestaria asociada a ellos, exceptuando los pedidos de publicaciones periódicas, que se realizan  mediante un módulo específico. Debe incorporar fichero de proveedores. Las funciones que deberá realizar este módulo son:

Pedidos y recepciones: control de pedidos pendientes, cancelados, facturados.

Fichero de proveedores con envío automático de toda la correspondencia generada.

Control presupuestario por diferentes partidas presupuestarias, con desglose de cantidad gastadas y comprometidas

Gestión de las peticiones con envío automático de notificación a los peticionarios implicados, caso de ser institucionales (departamentos, secciones bibliotecarias, etc.)

B) MÓDULO DE CATALOGACIÓN. El objetivo es asistir y proporcionar las herramientas más potentes al proceso de catalogación o descripción de los fondos de la biblioteca, según la normativa internacional: formato MARC, ISBD’s, etc. y la indización de los mismos, definiendo puntos de acceso controlados por autoridades. Entre sus principales características cabe destacar:

Capacidad para albergar descripciones asociadas a los diferentes tipos de objetos bibliográficos habituales en una biblioteca: monografías, publicaciones periódicas, catalogaciones analíticas de monografías y publicaciones periódicas, videos, registros sonoros, ficheros de ordenador, material gráfico, mapas, partituras, etc.

Posibilidad de compartir registros bibliográficos con otras bibliotecas, tanto en la importación como en la exportación.

Actualización de la base de datos es completamente interactiva, independientemente de que puedan ser complementados por otros procesos de tipo batch, para funciones de mantenimiento, actualización y homogeneización de puntos de acceso, información de ejemplares para la elaboración de subconjuntos lógicos o subcatálogos para el OPAC, etc.

Posibilidad de realizar la conversión retrospectiva del catálogo manual, unida a aquellas otras que sólo son posibles utilizando un catálogo automatizado.

C) MÓDULO DE CONTROL DE AUTORIDADES. El objetivo es validar los puntos de acceso principales de las descripciones bibliográficas normalizándolos y homogeneizándolos según los criterios y las relaciones semánticas y sintácticas establecidas en los lenguajes documentales controlados.

Este módulo tiene las siguientes características:

Creación automática de autoridades en formato MARC durante el proceso de catalogación.

Gestión de referencia de «véase» y «véase además», con posibilidad de añadir información de relaciones jerárquicas, notas de uso o alcance, notas biográficas, etc.

Visualización e impresión en formato MARC etiquetado

Procesos batch para corrección automática de todos los registros bibliográficos asociados a una autoridad modificada.

D) MÓDULO DE CIRCULACIÓN O PRÉSTAMO. El control de circulación permite el seguimiento de la localización y disponibilidad de los ejemplares que forman el fondo de la biblioteca, siguiendo los diferentes procesos de préstamos, devoluciones y reservas. Este módulo lo integra el fichero de usuarios, compuesto por su número de identificación de su tarjeta, nombre, dirección, teléfono, correo electrónico, DNIy y cualquier otro que se estime oportuno. Entre sus características o tareas cabe destacar:

Registro en línea de los usuarios de la biblioteca así como su modificación y borrado.

Control de las transacciones de préstamo, mediante la lectura óptica de los códigos de barras de los ejemplares o lectura óptica de las tarjetas de los lectores.

Posibilidad de definir los diferentes perfiles de préstamo en función de los diferentes tipos de usuarios y de ejemplares.

Expedición automática de correspondencia relativa a los trámites e incidencias de la circulación de fondos, hasta tres reclamaciones sucesivas de préstamos retrasados.

Funcion de inventario para la realización de recuentos de ejemplares desaparecidos o dados de baja.

Módulo «off line» de préstamo de seguridad para que eventuales caídas en la red o interrupciones del servicio en el servidor no impidan la continuidad del servicio de préstamo.

E) CONSULTA Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN. La función es la de facilitar a los usuarios de la biblioteca la localización de la información contenida en el catálogo y la realización de funciones complementarias como la solicitud de reservas por el usuario, peticiones de fondos en el caso de depósitos no accesibles por el usuario, etc., todo ello disponible desde la consulta pública al catálogo en línea conocido como OPAC. Entre sus características cabe destacar:

Consulta guiada por campos: autor, título, materias, signatura topográfica, por CDU o en texto libre.

Visualización en tiempo real de la disponibilidad de ejemplares.

Acceso a la información de circulación del lector, elaboración y cancelación de reservas por el lector y del estado de la colección de las publicaciones periódicas.

Búsqueda simultánea en otras bibliotecas mediante el cliente Z39.50

F) MÓDULO DE ESTADÍSTICAS. Las consultas estadísticas permiten hacer un seguimiento preciso del funcionamiento de la biblioteca y el uso de los diferentes servicios. Las características deben ofrecer:

Posibilidad de obtener resultados estadísticos de forma individual por cada uno de los módulos funcionales.

Pantalla de solicitud de consultas estadísticas según diferentes variables: lectores, tipos de fondos, presupuestos, proveedores, estados de las adquisiciones, tipos de préstamo, CDU, etc.

G) MÓDULO DE CONTROL DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS. El objetivo de este módulo es la gestión y seguimiento de la adquisición de las publicaciones que se editan no de una sola vez sino con periodicidad variable: por semanas, meses, trimestres, etc. Su número y complejidad requieren un módulo propio para gestionarlas de forma automatizada.

El fichero maestro de este módulo es el de Control de recepción de cada uno de los fascículos, según su periodicidad, ya que tanto fichero de proveedores como el de catalogación podrán estar integrados en los módulos de adquisiciones y catalogación. Entre sus principales características, cabe destacar:

Gestión del Kardex o control de los números recibidos, pendientses , reclamados, extraviados, etc., referidos a una suscripción.

Definición de diferentes modelos de periodicidad, tolerando incluso periodicidades desconocidas o imprevisibles.

Gestión de las encuadernaciones.

La edición de productos impresos contribuye a difundir la información existente en la base de datos, además de ser un apoyo fundamental para determinadas labores de gestión de la biblioteca. Entre las principales:

Listado de proveedores y edición de todo tipo de correspondencia asociada con las incidencias o reclamación de los fascículos no recibidos.

Edición de catálogos por títulos o por materias, por ISSN, de altas o bajas

Etiquetas autoadhesivas para la identificación de los ejemplares mediante lectura óptica de código de barras.

Edición de ficheros MARC para intercambio de registros bibliográficos

Listados de movimientos contables, de estadísticas de uso, etc.