El resumen documental: características y elementos que lo componen

El resumen documental. De acuerdo con la norma UNE 50-103-90, un resumen es una representación abreviada y precisa del contenido de un documento, sin interpretación ni crítica y sin mención expresa del autor del resumen.

Existen otros productos que no son resúmenes porque no se ajustan a la definición de la norma UNE, bien porque contienen valoraciones personales bien porque no reflejan todo el contenido del documento original. Estos otros productos son: anotación, compendio, epítome, extracto, nota informativa, reseña, sinopsis y sumario.

Un resumen permite a los usuarios identificar, rápida y exactamente, el contenido de un documento, determinar su pertenencia para sus intereses y decidir así si tienen que leer el trabajo en su totalidad.

El resumen puede considerarse como una versión reducida del documento.

Elementos que componen el resumen documental

Ha de orientarse a definir claramente lo que se trata en el documento, y con este fin el resumen se compone de los siguientes elementos:

Objetivos principales así como el alcance de la investigación.

Descripción de los métodos empleados.

Exposición de los resultados obtenidos

Conclusiones a las que se ha llegado.

Un resumen documental posee entidad independiente del documento original y contiene unas características propias que suelen darse en mayor o menor medida en los diversos tipos de resúmenes.

Características del resumen documental

Según Moreiro estas características son:

Entropía: es el principio de economía del lenguaje, de manera que en un resumen debe expresarse la mayor cantidad de información utilizando el menor número de palabras.

Redundancia: hay que evitarla para que no se repitan afirmaciones de un mismo hecho.

Pertinencia: esta característica pretende que el contenido del resumen se adapte a los fines a los que está destinado.

Coherencia: es el grado de relevancia entre las partes del resumen. Se consigue mediante la conexión de las proposiciones del texto manteniendo el orden del documento original. Además, hay que mantener una coherencia lingüística siguiendo las normas gramaticales, ortográficas y sintácticas.

Objetividad: garantizará la calidad del resumen

Actualidad: debe reducirse al mínimo el tiempo transcurrido entre la publicación del documento original y la preparación del resumen.

Evolución histórica del resumen

Los orígenes del resumen se encuentra en la Antigüedad. Cada paquete de las tablas de barro mesopotámicas llevaba una etiqueta expresando de forma resumida su contenido.

Los egipcios llegaron a resumir el contenido de sus colecciones de papiros y los griegos también abreviaban los volúmenes de gran tamaño para facilitar su manejo.

El primer repertorio donde aparecen anotaciones sobre los libros es en el Libro de los Epítomes, de Hernando Colón, ideado para tener conocimiento sobre el contenido de los libros de su enorme biblioteca privada.

En el siglo XVIII aparecen las revistas de resúmenes independientes de las revistas científicas, de manera que se convierten en una nueva clase de documento, los documentos secundarios.

En España se contó durante algunos años con el Diario de los Literatos (1737-1742), con resúmenes de temas científicos y filosóficos. El gran desarrollo de las revistas de resúmenes ocurrió durante el siglo XX, hasta el punto de que en la actualidad cada disciplina científica cuenta con un repertorio de este tipo.

La etapa más reciente de los repertorios se caracteriza por su transformación en bases de datos documentales. Esta etapa se inició en los años 60 y 70 del siglo XX, cuando las telecomunicaciones permitieron la consulta en línea de bases de datos con resúmenes documentales.

Posteriormente, la expansión de la WWW desde los años 90 ha facilitado la consulta en línea y algunos de estos antiguos repertorios de resúmenes son hoy accesibles de forma gratuita o mediante suscripción a todo el mundo con la ventaja de que su actualización es semanal o incluso diaria.

La última etapa dentro de la evolución de los resúmenes está caracterizada por la creación de sistemas que pueden generar automáticamente estos productos documentales.

Elaboración del resumen

Crear un resumen es una operación eminentemente intelectual que se desarrolla en diversas fases.

1. Selección del documento que se va a analizar. Esta fase dependerá de los criterios utilizados dentro del sistema de información encargado del resumen.

2. Análisis formal del documento. Para la elaboración de la referencia bibliográfica se puede seguir la norma UNE 50-104-94, Referencias bibliográficas: contenido, forma y estructura.

3. Análisis del contenido. Esta fase consiste en la búsqueda del tema o temas principales y dentro de ella se pueden utilizar diferentes métodos para realizar el análisis mental.

4. Síntesis. Para comenzar con esta fase nos puede resultar de gran ayuda la elaboración de un esquema general del texto donde quedan ordenadas las ideas más representativas del mensaje.

Tipología de los resúmenes

Los criterios para establecer las distintas categorías de resúmenes, estarán de acuerdo con los factores que se tengan en cuenta: extensión, densidad informativa, proceso de realización, autor del resumen, presentación y medio de difusión.

El criterio más extendido para establecer una tipología de resúmenes es el referido al contenido. De esta manera pueden existir los siguientes tipos de resúmenes:

Indicativo: también llamado descriptivo porque su finalidad es la de describir brevemente el contenido del documento.

Su longitud oscila entre las 50 y 200 palabras y los elementos que se suelen incluir son: el tipo de documento, los temas principales y el tratamiento dado a esos temas. Su función no es tanto la de sustituir al documento como la de alertar sobre los nuevos documentos que puedan ser de interés.

Informativo: describe los aspectos significativos y relevantes del documento mediante una relación lógica y lineal de los temas tratados. Además, aporta información cuantitativa o cualitativa.

Su longitud oscila entre las 100 y 300 palabras. Este tipo de resumen tiene por objeto que pueda ser un sustituto o anticipo del documento original.

Analítico: describe con mayor detalle los temas tratados y los aspectos relacionados. De acuerdo con las pautas más utilizadas, su extensión no debería sobrepasar las 500 palabras.

Su elaboración es muy costosa porque requiere más tiempo que el resto y, por esa razón, no suele aparecer en los grandes centros de documentación.

Normalización documental

La normalización documental tiene como objetivo garantizar un tratamiento de los documentos con unos mínimos de calidad y facilitar el intercambio de la información dentro del proceso documental entre unidades de información diferentes.

Los grandes logros obtenidos en normalización dentro de las fases del proceso documental encuentran dificultades cuando se trata de aplicarlos al resumen.

Las dificultades para normalizar el proceso general de resumir se encuentran en los siguientes aspectos:

Los documentos objeto de resumen son heterogéneos en contenido y estructura

Existen problemas lingüísticos por la naturaleza de lenguaje en que están inscritos los documentos.

Se dan problemas conceptuales como el grado de profundidad del análisis, la objetividad, etc.

Dentro del campo de la normalización hay varios niveles de obligación: desde los consejos, instrucciones…hasta normas como las siguientes:

ISO 216-1976. Documentación analyse pour les publications et la documentation

UNE 50-103-90. Documentación. Preparación de resúmenes.

ANZI Z39. 14-1979. American National Standard for writing abstracts.