Preparación y colocación de los fondos en la colección bibliográfica

Tras el proceso técnico de los documentos (catalogación y clasificación), los materiales deben ser sometidos a una serie de operaciones antes de ser puestos a disposición del público:

Encuadernación, la baja calidad de muchas de las encuadernaciones que hoy encontramos en el mercado ha llevado a algunas bibliotecas a realizar trabajos de refuerzo.

De esta forma, intentan adelantarse al previsible grave deterioro o incluso la pérdida de páginas, que estas obras van a sufrir.

Evidentemente, esta no es una tarea que se pueda acometer de forma sistemática: ni los presupuestos lo permiten, ni es útil realizarla sobre todos los libros.

Adhesión de etiquetas para el préstamo, hoy día, la mayor parte de las bibliotecas que tienen automatizado su sistemas de préstamo, utilizan etiquetas de códigos de barras, que facilitan una transacción ágil y rápida.

Sólo es necesario pasar el lector de código de barras sobre la etiqueta y el sistema identifica el ejemplar objeto de préstamo.

Otros elementos para el préstamo, son ya pocas las bibliotecas que mantienen sistemas de préstamo basados en tarjetas adheridas al libro (en bolsitas o sobres)

Estos sistemas, como el Newark, requieren de la confección de tarjetas de préstamo para el libro que, mientras no está prestado, se mantiene dentro de él, y en las que se va anotando los sucesivos préstamos del libro.

Adhesión de elementos anti-hurto, aquellas bibliotecas que tienen sus fondos de libre acceso, deben proveerlos de los adecuados sistemas que eviten su robo.

Para los libros existe una variada gama de etiquetas y cintas adhesivas  que se adecuan a los distintos formatos; otros materiales, más sensibles a los elementos magnéticos (video, CD’s, etc.), también cuentan con elementos de seguridad desarrollados específicamente para ellos, que no dañan sus componentes y no interfieren en su correcto uso.

Tejuelado, es el proceso por el que se adhiere al libro, en la parte inferior del lomo, una etiqueta (tejuelo) en la que figura la signatura topográfica del libro, es decir, la indicación de donde está ubicado físicamente el libro.

Los tejuelos deben ser de un tamaño reducido y pueden utilizarse diversos colores (para indicar materias, secciones especiales, etc.), aunque habitualmente son blancos; para pegarlos a los libros debe utilizarse una cola neutra, evitando en la medida de lo posible el uso de etiquetas autoadhesivas o celos de uso común, ya que suelen despegarse o manchar los libros con los materiales utilizados en su composición.

Almacenamiento en la Biblioteca

Una vez terminadas estas tareas, los documentos están listos para ser colocados en su lugar correspondiente y quedar, definitivamente, a disposición del público.

Para el almacenamiento de los documentos existen, básicamente, dos sistemas: depósitos cerrados y libre acceso.

Depósitos cerrados tienen a su favfor el aprovechamiento máximo del espacio; las estanterías solo deben tener la separación necesaria para que el personal de la biblioteca pueda circular y desarrollar su trabajo con comodidad, y cada estantería puede ser ocupada en su totalidad, ya que, generalmente, se utiliza como sistema de ordenación los números currens.

Sin embargo, los depósitos alejan a los documentos del usuario, que sólo puede acceder a ellos a través del catálogo.

Con el sistema de libre acceso, en el que el usuario tiene el documento directamente a su alcance, las ventajas e inconvenientes son exactamente los contrarios: la disposición de las estanterías debe permitira los usuarios moverse con libertad e, incluso, debe diseñarse con vistas a crear un ambiente cómodo y acogedor.

u altura, sobre todo en las secciones infantiles, debe ser adecuada para que el usuario pueda ver y coger los libros con facilidad y sin necesidad de escalerillas

Además, el sistema de ordenación suele ser sistemático, por lo que en cada estantería debe estar previsto el espacio necesario para las nuevas incorporaciones; otro gran problema es el envejecimiento de los documentos.

Los documentos obsoletos en las estanterías pueden «ocultar» a los más novedosos, con el consiguiente perjuicio para los usuarios.

Ordenación en la Biblioteca

Todos estos factores hacen que, en la mayoría de las bibliotecas, se combinen ambos sistemas: los depósitos guardan la mayor parte del fondo, mientras que se ofrecen los fondos más novedosos, los más utilizados y aquellos otros que se consideren adecuados, en libre acceso.

La ordenación de los fondos en las estanterías puede hacerse siguiendo un sistema numérico o sistemático:

En la ordenación numérica, el sistema más usual es el de asignar un número correlativo (currens) como signatura topográfica; también es usual utilizar el número de estantería, balda y libro, o el número de la planta del depósito y número de libro, etc.

Si la biblioteca cuenta con varios depósitos, o depósitos especiales, también se debe indicar en la signatura. Ejemplos:

1526 El libro ubicado en la posición 1526

1/5/26  El libro ubicado en la estantería 1, balda 5, posición 26

2/1526 El libro ubicado en la 2ª planta, posición 1526

RAROS/526 El libro ubicado en el depósito de libros antiguos, posición 526

CAJA 2/26 El libro o folleto ubicado en la caja 2, posición 26

En la ordenación sistemática, lo que se pretende es ofrecer al usuario los documentos agrupados por materias. Los sistemas de clasificación pueden ser varios, bien desarrollados expresamente por la biblioteca, a la medida de sus fondos, o bien los utilizados habitualmente en el proceso técnico como la CDU. El número de clasificación, por sí solo, no basta para la organización de los documentos, ya que el mismo número es aplicable a infinidad de obras; por eso, al elaborar la signatura topográfica, se complementa con otros elementos, como las tres primeras letras del encabezamiento principal y las tres primeras letras de título; a éste tipo de signaturas se les conoce como «marcas de Cutter». Ejemplos: 02 / CAR / Man. Manual de Bibliotecas / Manuel Carrión Gútiez.