El Documento: caracteres internos y externos. Su valor

El documento: caracteres internos y externos. La palabra documento viene del latín docum, que a su vez viene del verbo docere que significa enseñar. Documento significa cualquier enseñanza sobre algo. Podría ser cualquier libro, una pintura rupestre, una tablilla. La Real Academia de la Lengua lo define como instrucción que se le da a uno en cualquier materia.

Hay documentos que son fuentes de información de las actividades o funcionamiento de una institución o de las relaciones humanas, tanto a nivel individual o genérico, de carácter jurídico, político, económico con valor administrativo, como puede ser, por ejemplo un documento notarial. Estas relaciones reflejan el funcionamiento o la vida día a día de la administración o de la sociedad. Este último tipo de documento es lo que denominamos documento de archivo.

Según Núñez Contreras, un documento de archivo es «la representación o reflejo escrito de las relaciones políticas, jurídicas, sociales o administrativas establecidas entre los hombres tanto a nivel particular como a nivel oficial». Estos documentos son considerados fuentes documentales, por lo que lo esencial de ellos es su naturaleza instrumental para el derecho, para la administación y para la gestión.

Características del documento de archivo

Su carácter orgánico, constituye un conjunto, puesto que no son generados en el ejercicio de una misma institución, de modo que el documento a solas no tendría valor en cuanto reflejan el funcionamiento de una institución.

Carácter seriado, foman series son documentos semejantes

Génesis, se produce en un proceso natural fruto del funcionamiento día a día de la institución

Carácter exclusivo o único, cada documento aunque forma parte de un todo, es único, nunca se repite

Función administrativa, se generan para la gestión.

La definición de Manuel Romero de documento de archivo es la de «aquel documento que contiene información o testimonio en cualquier soporte, formato o fecha y por cualquier medio o lenguaje que ha sido expedido en el ejercicio de sus funciones legales o administrativas o transacciones de negocios para una institución o persona que lo conserva para testimonio, prueba o continuidad de la gestión».

Caracteres del documento

Se pueden dividir en:

CARACTERES EXTERNOS

Material o soporte, en el que se transmite el mensaje. No es lo mismo el papel que el pergamino

Clase, viene determinada por el procedimiento o medio empleado para fijar el contenido y transmitir la información. Según el medio que se utilice nos permite dividir a los documentos en: textuales o escritos (manuscritos, mecanografiados, impresos), analógicos, documetnos gráficos o figurativos, documentos en imágenes, documentos sonoros, documentos audiovisuales, documentos electrónicos o audiovisuales.

Tipología, son las diferentes disposiciones de los elementos de la información, fórmulas que emplea, cláusulas y fines o funciones del mismo. La tipología depende de la institución que genera la documentación.

Formato, es el tamaño del documento.

Tradición documental o forma en la que se presenta el documento, los documentos se producen bajo alguna de estas formas:

Minuta, borrador preparatorio del documento original. Suele ser breve co notas que recogen los datos esenciales para la redacción del documento. Suele ir sin encabezamiento y sin firma. No tiene valor jurídico ni probatorio, sin embargo, si tiene valor histórico como testimonio de algún original que se haya perdido o que no se haya redactado nunca. Lo normal es que las minutas se destruyan.

Original. Todo documento hecho como efecto de la voluntad del que lo genera y conservados en la materia y forma en la que fueron producidos. Un original implica autenticidad diplomática al estar hecho y validado por la firma de su autor , y autenticidad jurídica porque responde a la voluntad e intención del autor. Dentro de los documentos originales podemos distinguir: autógrafos, heterógrafos, singular y múltiple.

Copias, son reproducciones de originales con el doble objetivo de reproducir el contenido de un original o de sustituir un original perdido. Existen diferentes tipos de copias:

– Simples, reproducciones hechas para uso personal o consulta individual por una persona que no garantiza con su autoridad y autoría la exactitud de las mismas.

– Certificado, reproducciones legalizadas o avaladas en forma pública por una autoridad fehaciente o fedataria distinta al autor del original

– Figuradas o imitativas, aquellas que intentan reproducir el original, no solo en el contenido del texto, sino también en sus caracteres externos

– Códices diplomáticos, se dividen en registros y cartularios. Suelen ser libros cerrados que recogen de forma abreviada o resumida los documentos expedidos o recibidos por la persona o institución que forma dichos libros.

Cantidad o número de unidades que ocupan los documentos, un documento puede constar de 1 o 100 folios

* Signos especiales, aquellos rasgos materiales que le dan valor o validez al documento, como pueden ser los sellos, los escudos, las filigranas, el crismón, las ruedas, las letras capitales, etc.

CARACTERES INTERNOS

Son aquellos que afectan a su contenido. Rasgos:

* Autor o responsable del documento, puede ser una persona o una institución, o una persona en nombre de una institución

* Destinatario o persona a quien se dirige el documento

* Lengua empleada, puede estar en castellano, latín, valenciano, árabe. Cuando no consta es porque se supone que está en castellano.

* Contenido e información, el mensaje puede ser: intensivo (cuando sobre una cosa muy concreta se da mucha información. Ej. Curriculum) ; Extensivo (cuando se dice muy poco de muchos Ej. Censo) ; Diversificada (combina ambos contenidos)

* Data tópica (lugar) y data crónica (fecha), el lugar donde se elabora el documento y la fecha que se establece por año, mes y día.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DESDE DIFERENTES CRITERIOS

A) Por el AUTOR que genera el documento existen:

* Documentos públicos, aquellos que emanan de una institución pública

* Documentos privados, aquellos que emanan de una institución o persona privada

* Según el lenguaje diplomático, el documento público es aquel que emana directamente de la autoridad y se refiere a asuntos de derecho público. Y documento privado es aquel que tiene su origen o entre personas particulares, intervenga o no una autoridad pública.

* Desde el punto de vista jurídico, el documento público sería aquel que emana de una autoridad en el ejercicio de su cargo, pero siempre que intervenga la autoridad pública. El documento privado es el que es realizado por particulares en asuntos privados y sin intervención pública o delegada.

B) Desde el punto de vista de la NATURALEZA JURÍDICA DEL MENSAJE, los documentos son:

* Constitutivo, aquel que al generarse constituye un derecho por ley. Ej. Nombramiento

* Probatorio, aquel documento que prueba la existencia de un hecho o un derecho. Ej. Libro de familia

* Informativo, aquel documento que primaria y fundamentalmente se genera para dar información de algo y puede tener valor de prueba. Ej. Acta

C) Según las FUNCIONES O TIPOS DE GESTIÓN  o materialización de los actos administrativos tenemos:

* Documentos de iniciación, aquellos que pretenden iniciar algo, un proceso, un trámite. Ej. Instancia

* Documentos informativos, su función es informar, dar a conocer algo. Ej. Edicto

* Documentos de comunicación o instrucción. Ej. Oficio, carta, ordenanza, contrato

* Documentos de instrucción, aquellos que dejan constancia de algo. Ej. Certificación.

* Documentos resolutivos o ejecutivos, aquellos cuya función es ejecutar algo. Ej. Sentencia

VALORES DEL DOCUMENTO

Los documentos tienen dos tipos de valores: primario y secundario y tienen que ver con la función que cumplen:

Primario, aquel que tiene un documento para resolver cuestiones administrativas que permite garantizar derecho, establecer obligaciones, relaciones contractuales. Tiene este valor mientras tenga vigencia administativa.

Secundario, valor que tiene el documento como fuente de historia, como fuente de memoria histórica, de un tiempo pasado.

Hay un momento, 15-20 años que el documento posee los dos valores. El valor primario lo pierde cuando ya no tiene vigencia administativa. El valor secundario se va adquiriendo con el tiempo.

Además, los documentos tienen edad, la cuál está ligada a la vida del documento. Los documentos nacen, viven, van madurando, mueren o desaparecen o perduran para siempre. Un documento está en su primera edad cuando tiene vigencia administrativa; la segunda edad cuando ya no tiene una función prioritaria y es consultado como fuente histórica; la tercera edad es cuando el documento ha pasado a ser fuente de consulta de la memoria histórica.