El concepto de Archivo y su origen documental

El concepto de Archivo y su origen documental. La etimología de la palabra archivo viene del griego archerion, que significa lugar donde se guardaban las arcas o también del latín archivum, que era el lugar donde se guardaban los documentos públicos. Actualmente entendemos por archivo tanto el edificio que alberga los documentos como el conjunto de fondos documentales producidos por una institución en el desarrollo de su actividad.

Definiciones de archivo

Las definiciones más significativas de archivo son las de:

Elsevier, conjunto de documentos recibidos o elaborados por una persona física o moral, pública o privaday destinados por su naturaleza a conservarse por dicha persona.

Elliot Lodolini, dice que el archivo es el conjunto de documentos que han perdido interés administrativo

CIA (Consejo Internacional de Archivos), dice que el archivo es el conjunto de documentos sea cual sea su forma, fecha o soporte producidos por cualquier persona física o moral, o por cualquier organismo público o privado en el ejercicio de su actividad.

La Ley de Patrimonio Histórico Español, dice que el archivo es el conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para la investigación, para la cultura, para la información y para la gestión administrativa.

 La Ley de Patrimonio Valenciano, define el archivo prácticamente igual que la española

Antonia Heredia, define el archivo como uno o más conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, soporte, material y forma, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia. Lo primero que llama la atención de esta definición es que el archivo es un conjunto de documentos acumulados de forma natural por una institución en su quehacer diario.

La segunda idea, es quién crea o genera un archivo, y lo genera una institución pública o privada, y es fundamental el conocimiento de esa institución. La tercera idea hace referencia a cómo se forma el archivo y la definición hace mención a un proceso natural ordenado en el tiempo. La cuarta idea es la organicidad y ese conjunto de documentos debe reflejar el funcionamiento de la institución reflejando la estructura, el orden en que fueron elaborados. La quinta idea hace referencia al servicio, pues esos documentos sirven para algo, para el funcionamiento de la institución y para el servicio de los ciudadanos, de la historia y de los investigadores.

Si tuvieramos que resumir el concepto de archivo: conjunto de documentos, organización y orden, servicio.

ORIGEN Y FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Existen dos posturas diferenciadas de cuando nace el archivo:

Para unos el archivo nace cuando los documentos ya no son necesarios a la oficina que los ha generado, cuando son transferidos. Ej. Elliot Lodolini

Otros autores, definen que existe ya archivo desde el mismo momento en que la oficina ha generado los documentos. Ej. Antonia Heredia.

Dentro de esta segunda postura sus defensores matizan que en la generación o nacimiento de archivo existen dos etapas:

Prearchivística, es el periodo en el que los documentos se están generando. En este periodo se guarda todo pero no hay control del archivero, quien controla la documentación es el funcionario.

Archivística, ya entra a actuar el archivero.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos los podemos clasificar según diversos criterios:

1- FINALIDAD

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, aquellos que tienen como finalidad la gestión administrativa. En ellos se guardan los documentos mientras tienen vigencia administrativa. Se caracterizan por el gran volumen de información que poseen, puesto que es una documentación que se genera y circula para resolver el trabajo diario de la institución. No admite destrucción y selección alguna puesto que se trata de documentos que establecen derechos, relaciones o vínculos, etc. y son la única garantía de autenticidad. Los documentos de este tipo de archivo es de uso exclusivo de la institución que los genera. También se les denomina arhivo abierto o vivo.

ARCHIVOS HISTÓRICOS, aquellos que reúnen de forma organizada documentos que tras haber perdido su vigencia administrativa, adquieren con el paso del tiempo un valor nuevo, que esle valor de prueba para la investigación histórica. La doumentación está seleccionada de forma voluntaria y selectiva, de modo que solo aquellos documentos importantes y necesarios para la investigación se conservan. Esta documentación pasa a convertirse de uso público, pasa al servicio de la cultura.

2- Por la EDAD de los documentos que contiene, los podemos dividir en:

OFICINA O DE GESTIÓN, Correspondería a la etapa prearchivística. Son aquellos archivos que dependen de los funcionarios durante 0-5 años. Son aquellos que reúnen los documentos de producción reciente y por lo tanto en fase de tramitación. Los documentos están ubicados en la misma oficina o negociado que los ha produido, y están bajo la responsabilidad y manejo directo de las oficinas que los han generado. Permanecerán durante cinco años en la oficina. Son de consulta casi permanente por lo que tienen que tener fácil acceso.

DEPÓSITO CENTRAL, pasados los cinco años entran aquí. Están formados por las series documentales transferidas desde los distintos archivos de oficina que integran la estructura de la institución y aquí se conservan hasta 20 o 30 años. Se trata de una documentación que aun tiene valor primario, por lo tanto, aun tiene o puede tener vigencia administrativa, pero su consulta es cada vez menor. Esta documentación ya queda bajo el control de un archivero y debe ser tratada estableciendo criterios de clasificación y ordenación. Normalmente se encuentra ubicado en el mismo edificio de la institución.

DEPÓSITO INTERMEDIO, formado por las series documentales que han sido transferidas desde los archivos centrales de diferentes organismos que integran la estructura de la administración que se trate. La ubicación de estos archivos suele ser en un edificio diferente al del organismo que los produce.

Se conserva la documentación desde los 20 a los 50 años que es el tiempo medio aproximado en que un documento ha perdido toda su vigencia administrativa. Ha ido perdiendo valor primario y adquiriendo un valor secundario. Cuando los documentos llegan a este archivo se empieza a pensar en la selección o expurgo.

HISTÓRICOS O DE DEPÓSITO PERMANENTE, la documentación solo tiene valor secundario. Ha sido seleccionada anteriormente y permanecerá en este depósito de forma indefinida, permanente.

3- Según la NATURALEZA JURÍDICA, sujeto u organismo que genera los documentos. Los archivos se dividen en:

ARCHIVOS PÚBLICOS, aquellos que dependen o conservan documentos de instituciones públicas. Ej. Archivo municipal, Archivo de Conselleria. Estos archivos se pueden dividir:

– Según la organización político-administrativa, pueden ser:

TITULARIDAD ESTATAL,

Archivos Generales, Archivo Histórico-Nacional, Archivo General de Simancas, etc.

Archivos de ámbito provincial, archivos históricos provinciales creados en cada cabeza de provincia para conservar los documentos del Estado.

Archivos de los Ministerios

TITULARIDAD AUTONÓMICA, son los archivos de las instituciones autonómicas. Son
de los Archivos de las Consellerías.

ARCHIVOS PROVINCIALES Y LOCALES, como son los archivos cuya titularidad la tiene la diputación y los ayuntamientos.

– Según el ámbito civil, militar o judicial, archivos civiles, archivos militares o judiciales.

Por el FONDO que posea, SINGULARES, aquellos que solo conservan los documentos de una sola institución. ARCHIVOS MÚLTIPLES, aquellos archivos que conservan los documentos de varias instituciones

FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS

Cinco son las funciones que vamos a destacar en un archivo:

Reunir y recoger la información

Organizar la documentación a través de unas técnicas: clasificar, ordenar

Conservar la documentación, y en caso de necesidad, restaurarla

Servir la documentación y la información, en primer lugar a la institución de que depende, luego a los ciudadanos, y por ultimo, al servicio de la investigación histórica

Difundir la información.