Los Catálogos: concepto, clases y fines

Una de las principales actividades bibliotecarias es la descripción de aquellos documentos que forman las colecciones de las bibliotecas; esta actividad queda reflejada en los catálogos. La palabra catálogo proviene del término latino catalogus y éste a su vez del griego katálogos. Martínez de Sousa lo define como el «conjunto de descripciones, de acuerdo con unas normas, de los asientos bibliográficos de los libros y documentos de una biblioteca, con la indicación del lugar que ocupa en ella».

Para Buonocore es «la nómina ordenada de las obras existentes de una biblioteca pública, privada o librería, con la indicación, mediante una clave o símbolo (signatura topográfica), del lugar donde puede ser hallado el libro.

Por su parte, la ALA lo define como «fichero de registros bibliográficos, creado conforme a principios específicos y uniformes de realización y siguiendo las directrices de una lista oficial de encabezamientos que describe el material de la colección, biblioteca o grupo de éstas». A través de estas tres definiciones podemos establecer los elementos esenciales que conforman el catálogo:

El asiento bibliográfico, que describe el documento

Los puntos de acceso, que permiten localizar los asientos bibliográficos

La signatura topográfica, que indica la ubicación física del documento. Es precisamente este último elemento, la característica que diferencia al catálogo de cualquier otra fuente de información bibliográfica.

Las funciones esenciales de un catálogo son:

Facilitar la localización de un documento del que se conoce el autor, título o la materia

Indicar qué documentos posee una biblioteca de un autor determinado o sobre una materia en concreto

Ayudar en la elección de un documento por su edición o teniendo en cuenta sus características literarias o de actualidad.

UN POCO DE HISTORIA…

El catálogo más antiguo que conocemos es una tablilla sumeria, datada 2.000 años a.C. De las bibliotecas del antiguo Egipto no quedan demasiado vestigios que nos permitan saber con certeza de la existencia de catálogos. Durante la Edad Media, la cultura se refugió en los monasterios; la producción libraria era escasa y las bibliotecas no contaban con un número de volúmenes muy elevado. La invención de la imprenta no cambió esencialmente la estructura de los catálogos impresos, pero el aumento de la producción de libros y la difusión de la cultura promovió una evolución de las bibliotecas y de los bibliotecarios, comenzando a racionalizar y sistematizar los trabajos bibliotecarios, entre ellos, la elaboración del catálogo.

El catálogo en fichas nace en el siglo XVIII y la mayor parte de los investigadores coinciden en señalar el índice general de las publicaciones de la Academia de Ciencias de París, editado en 1775, como el primero de ellos. Pese a la gran difusión de este formato, a mediados del siglo XX se dió un fenómeno un tanto extraño: la recuperación de una forma ya desusada del catálogo, la del libro impreso; esto se debió a problemas de espacio y la imposibilidad de difundirlos.

El siguiente paso en la evolución de los catálogos fue la conexion en línea a las bases de datos cartográficas, cuyos primeros intentos se realizaron en Estados Unidos durante la década de los sesenta. A partir de aquí, la automatización de los catálogos y su consulta en línea ha experimentado un desarrollo excepcional, pasando de los OPAC’s rígidsos, que reproducían la estructura conceptual del catálogo en fichas a las sofisticadas herramientas en entorno web que distrutamos en los primeros años del siglo XXI.

CLASES DE CATÁLOGOS

La tipología de los catálogos es muy variada; existen tantos tipos de catálogos como características peculiares y puntos de vista puedan encontrarse en una biblioteca. Una división clásica y ampliamente difundida es la que propone Carrión que agrupa a los catálogos según los siguientes criterios:

a) POR SU EXTENSIÓN:

Colectivos, son los que recogen los registros bibliográficos pertenecientes a varias bibliotecas, que tienen intereses comunes

Generales, son aquellos que recogen todos los asientos bibliográficos de los documentos que conforman el fondo de una biblioteca

Especiales, son aquellos que recogen los registros de una sola clase de material, como los discos, diapositivas, etc.

b) POR SU USO:

Públicos, están destinados a satisfacer las necesidades de información de los usuarios de la biblioteca

Internos, son los utilizados por el bibliotecario para realizar su trabajo o para la administración de la biblioteca; un ejemplo claro, es el catálogo topográfico.

c) POR SU FUNCIÓN:

Alfabéticos de autores y obras anónimas, permiten a los usuarios saber si en una biblioteca existe una obra de la que se conoce el autor o el título, cuántas obras hay de un autor o qué ediciones posee una biblioteca de una determinada obra.

Alfabéticos de materias, estaán formados por registros bibliográficos cuyos puntos de acceso reflejan el contenido del libro; con ellos, el usuario puede localizar las obras que una biblioteca posee sobre una materia determinada

Sistemáticos de materias, cumplen la misma función que los alfabéticos de materias, pero mientras que el catálogo alfabético dispera las materias relacionadas a lo largo de toda la secuencia alfabética, el sistemático las agrupa según un sistema lógico que representa el conocimiento humano.

Topográficos, son aquellos que ordenan sus registros según el orden de los documentos en los estantes, que puede ser por materias, por número currens, etc.

Carmen Ramos Fajardo hace, por su parte, la siguiente división:

a) CATÁLOGOS CONVENCIONALES,

Catálogo alfabético de autores y obras anónimas

Catálogo alfabético de títulos

Catálogo alfabético de materias

Catálogo diccionario, que es el formado por la unión de los otros tres

Catálogo sistemático de materias

Catálogo topográfico

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b) CATÁLOGO SEGÚN LAS NECESIDADES DE LOS CENTROS,

Catálogo de publicaciones periódicas, en él se recogen los títulos de las publicaciones periódicas recibidas en el centro.

Catálogo de series, los asientos bibliográficos son ordenados por el título de la serie.

Catálogo de fondos especiales, mapas, videos, manuscritos, etc.

Catálogo geográfico, es el que ordena los fondos divididos por continentes, países, etc.

Catálogo cronológico, organiza los fondos según la fecha de los documentos.

Otra clasificación que puede hacerse de los catálogos, y a la que vamos a dedicar una especial atención, es la que los divide en catálogos manuales o tradicionales y catálogos automatizados.

CATÁLOGOS TRADICIONALES

CATÁLOGO EN FICHAS, este catálogo refleja la información bibliográfica en fichas, actualmente en casi todas las bibliotecas que lo mantienen, se utilizan fichas normalizadas (75 x 125 mm), en cartulina blanca, con una perforación en la parte inferior que permite introducir una varilla transversal para impedir, en la medida de lo posible, la descolocación de las fichas.

La estructura básica de la información dentro de la ficha es la siguiente: encabezamiento, descripción bibliográfica, registro de asientos secundarios, signatura topográfica. Otros datos que aparecen reflejados en la ficha son las notaciones de la clasificación sistemática y los términos de indización por materias.

Los asientos principales van encabezados por el punto de acceso considerado como principal; los asientos secundarios contienen la misma información que los principales, pero se les sobrepone los encabezamientos considerados oportunos por el catalogador para ofrecer más posibilidades de localización de un mismo documento, contaremos en el catálogo con un juego de fichas compuesto por la principal y por las secundarias.

Las fichas de referencia nos remiten desde las formas no admitidas como encabezamientos a las formas aceptadas; en este punto, es necesario recordar la diferencia entre punto de acceso, que es el nombre o término por el que puede ser buscado e identificado el asiento bibliográfico, y el encabezamiento, que es la forma de expresión aceptada como correcta para este punto de acceso que puede representarse de muy diversas formas. Ej. Punto de acceso: Antonio de Nebrija, Antonio de Nebrixa, Antonio Martínez Cala y Jaraba; Encabezamiento: Nebrija, Antonio de. En los catálogos alfabéticos encontramos también fichas de referencia del tipo «véase además«, que nos remiten desde un encabezamiento aceptado, a otro relacionado.

La principal ventaja de este tipo de catálogos, frente a otros tradicionales, reside en la facilidad de actualizarlos, pues solo es necesario retirar la varilla, intercalar la nueva ficha en su lugar correspondiente y volver a colocar la varilla. Otro inconveniente notable es la existencia de un solo ejemplar de este catálogo, ya que su volumen físico hace imposible pensar en la duplicación; esto conlleva el que sólo pueda consultarse en la biblioteca que lo crea, y que el número de usuarios que pueden consultarlo al unísono sea muy limitado, pues un cajetín, de los varios que suelen componer un fichero, sólo puede ser usado por una persona a la vez.

Tampoco es un catálogo que facilite la cooperación interbibliotecaria y requiere un elevado coste en personal para su mantenimiento. No obstante, todas estas desventajas, el catálogo en fichas es la forma más tradicional y difundida del catálogo y está o ha estado presente en la práctica totalidad de las bibliotecas.

CATÁLOGO IMPRESO, los registros que conforman este catálogo se presentan en forma de libro impreso; ello permite que puedan realizarse gran cantidad de copias de un mismo catálogo. El gran inconveniente de este catálogo es que queda rápidamente desfasado y la única forma de actualizarlo es por medio de la edición de sumplementos o la reimpresión total. Además, la producción de un catálogo impreso es un proceso lento: el catálogo estaría anticuado al salir de la imprenta. Estos problemas pueden resolverse, en parte, con el uso de los ordenadores, que permiten la impresión de listados actualizados con rapidez y a un coste no muy elevado, pero de muy baja calidad.

CATÁLOGO EN MICROFICHAS, este catálogo utiliza como soporte láminas de películas normalizadas, donde se producen las imágenes de los registros bibliográficos por medio de cámaras microfilmadoras. La capacidad de almacenamiento de las microfichas es muy alta, ocupan muy poco espacio, se transportan con facilidad y se puede obtener una copia en papel de la imagen deseada. La ventaja de la microficha es la posibilidad de ser generadas por medio de sistemas informáticos. Son los llamados COM (Computer Output Microfilm) que permiten grabar en microfichas la información contenida en las bases de datos de una biblioteca. Al igual que el catálogo impreso, favorece la difusión del fondo de las bibliotecas, y el intercambio de información; pero tienen también el mismo inconveniente: queda rápidamente desfasado

SISTEMAS DE ORDENACIÓN, existen dos formas de ordenación de un mismo catálogo: la secuencia principal puede ser sistemática y dentro de ella, y bajo cada notación, existir una secuencia alfabética, por ejemplo. Los posibles sistemas de ordenación son:

a) Topográfico, los registros quedan ordenados por la signatura que indica su colocación dentro de la biblioteca, independientemente del sistema usado para asignarla

b) Alfabético, los registros se encuentran ordenados en secuencia alfabética y, dependiendo del elemento elegido para alfabetizar (título, autor, materia) obtendremos una gran variedad de catálogos.

c) Sistemático, esta ordenación se realiza siguiendo las clasificaciones sistemáticas de materias.